המדריך לפרזנטציה ועמידה מול קהל

לעיתים נדרשים אנו להעביר פרזנטציה ולעמוד מול קהל במסגרת העבודה והעסקים שלנו. יזמים רבים המחפשים לגייס משקיע לרעיון או לפרויקט המבריק שלהם, עומדים לפעמים מול אתגר אקוטי. השאלה הנשאלת היא כיצד ניתן להשפיע ולהעביר באופן ממוקד את המסר כך שהמשקיע הפוטנציאלי ישקיע דווקא במיזם שלהם.

העניין הוא שלא רק הרעיון צריך להיות מבריק אלא גם הפרזנטציה, התדמית והמסר של היזם.

מהי פרזנטציה אפקטיבית?

פרזנטציה או מצגת בעברית, נחשבת לאפקטיבית כאשר ניתן להשיג את המטרות האלו:

• להשפיע על הקהל תוך העברת מסרים ברורים
• להותיר חותם ולהעניק משמעות
• לעורר השראה ומוטיבציה

היכולת להעביר פרזנטציה מוצלחת ויעילה, בין אם זו, הדרכה, הצגת רעיון, נאום או ישיבת דירקטוריון, היא קריטית להצלחתנו והינה כלי חשוב בחיים, ובנתיב הקריירה שלנו בפרט.

איך מעבירים פרזנטציה מוצלחת?

מומחים טוענים שפחד קהל נחשב לנפוץ מאוד ומשימה זו נחשבת לדיי מלחיצה עבור רבים מאתנו. החשש למצב של "בלייק האאוט", הפסד ערכה ומוניטין ו/או אי שליטה בהתנהלות מול קהל, הם הגורמים העיקרים לחששות מפני עמידה מול קהל.
על ידי מספר עקרונות מנחים וממוקדים ניתן להגיע להכנה ראויה שתעזור לנו לצלוח את המשימה, להשגת המטרות ולהעברת המסרים הנדרשים.

המפתח להצלחת פרזנטציה היא תכנון מרבי, להרגשת ביטחון ונינוחות וזה כמובן יורגש עלינו וישפיע על הענקת החוויה על הקהל.

ברוב המקרים, המשקיע הפוטנציאלי/הקהל, ישימו לב לשלושה גורמים מרכזיים:

• נוכחות המציג/ים, הנקבעת על סמך הרושם הראשוני המתקבל מהם.
• הצגת מצגת על ידי שימוש בכלים ויזואליים תומכי מסר.
• דיוק, עובדות, בהירות ופשטות בהעברת המסרים.

איך לבנות פרזנטציה סוחפת?

 

הכנה ותכנון מוקדם

כשאנו באים להכין פרזנטציה חשוב לקחת בחשבון מספר עקרונות:

הכרת קהל היעד שלך

מי הוא הקהל, הארגון ו/או הנפשות הפועלות. יש ללמוד את המספרים, הנתונים וכל מה שניתן על הקהל / המשקיע הפוטנציאלי כולל תחקור ואיסוף מידע רב ערוצי.

הגדרת ומטרת הפרזנטציה

התוכן חייב להיות ממוקד תוך ציון המטרות, הנתונים והעובדות ובעיקר גם את התועלות והפתרונות שיוצגו. התוכן חייב להיות מאורגן ומסודר בצורה ברורה ודידקטית כך שיהיה קל להיזכר  בהם ביתר קלות ולהכין ראשי פרקים תוך הבלטת עיקרי הדברים. מומלץ לשנן וללמוד את הפתיח בעל פה כולל ההצגה העצמית, כך שהזרימה והביטחון העצמי יעלה והקהל ישים לב למקצועיות שלנו.

יצירתיות וייחודיות

חשוב להשקיע בהכנת העזרים הוויזואליים, במציאת מחקרים תומכים ובדוגמאות רלוונטיות, תוך שילוב סיפורים אישים.
חשיבה מחוץ לקופסא! יצירתיות וייחודיות יהפכו כל פרזנטציה למעניינת, להעצמת המסרים ובעיקר להשארת חותם על הקהל. ניתן להשתמש בחפצים שונים להמחשה….

מצגת ושקפים

בפרזנטציה יש לשלב מצגת ושקפים כך שאלו יתמכו במסר שלך! השקפים במצגת חייבים להיות קריאים ולא עמוסים.
יש להשקיע בתמונות איכותיות (עם זכויות מורשות) ולשלב אותם בתוכן…כפי שנאמר תמונה שווה אלף מילים  ולדעת שסרטון ווידיאו…שווה אלף תמונות. יש לשמור על עיצוב אחיד של השקפים, כולל גם את הלוגו שלנו או של הארגון.

הפתיחה, התוכן והסיום

פתיחה חזקה עם סיום המניע לפעולה הם לגמרי חובה ונדרשים להצלחתה.
כפי שכבר נאמר, לוקח בדיוק כמה שניות לקהל לדעת אם הם ימשיכו להאזין לנו או שלא!

לתרגל… לתרגל ושוב לתרגל

אין מנוס אלא לתרגל את הפרזנטציה שוב ושוב עד שנזכור את הנקודות ואת ראשי הפרקים. .
טיפ מעולה הוא לתרגל מול המראה ו/או מול חברים תומכים, במידה והפרזנטציה היא חשובה ביותר. ניתן בנוסף להקליט את התוכן ולשמוע ב"לופ" ולדקלם את התכנים.

קוד לבוש

יש לבחור את קוד הלבוש הנכון למעמד ולקהל היעד. יחד עם זאת, במידה ואנו לא בטוחים מהו, יש לבחור בקוד לבוש הפורמלי. קוד לבוש פורמלי משדר סמכותיותו מקצועיות. במיוחד בפרזנטציה עסקית לגיוס משקיעים, משאבים וכל מה שקשור לפיננסים, נדל"ן והשקעות. גם כאן נדרשת הכנה. ייעוץ אישי מקצועי עשוי למתג אותנו גבוה מול הקולגות, המשקיעים והמתחרים.

עמידה מול קהל

אנרגיה ותשוקה

על הפרזנטור  או המרצה, העומד מול קהל, להיות במיטבו, לשדר התלהבות ומקצועיות …
רוב הסיכויים שלפחות חלק מהקהל  יידבק בהתלהבותו ויחכו להמשך דבריו.

חשיבות הקול

כלי מעולה ליצירת הקשבה וליצירת עניין והגברת ההתלהבות אצל הקהל הוא השימוש בקול. חשוב מאוד להתאמן על מילים שצריך להגיד בהדגשה. כמו כן, ו/או בשימוש בווליום שונה (נמוך, גבוה) ולהשתמש ב"פאוזה" להגברת ההקשבה.

רושם ראשוני

על פי מחקרים מדעיים, לוקח בדיוק 7 שניות למוח שלנו לקטלג את האדם העומד מולנו!
הקהל מודד, שופט ומגבש דעה אודותינו באופן מידי. הנראות, התדמית, הנוכחות, האנרגיה, הלבוש ושפת הגוף שלנו מספרים סיפור עוצמתי עלינו .עלינו להיות מודעים למסרים שאנו משדרים ולדאוג להלימה בין מי שאנחנו לבין התדמית שלנו.

התחלת המצגת

 כפי שציינתי בהכנות לפרזנטציה – ההתחלה היא אחד העקרונות החשובים ביותר בפרזנטציה. היא זו ,שגורמת לקהל לרצות לשמוע אותנו או שלא.
ניתן להתחיל את הפרזנטציה במספר אופנים על ידי:

• סיפור אישי/ סטוריטילינג*
• תמונה/ וידיאו עם משמעות
• שאלה או דילמה
• הצגת אמירה, נתון או עובדה שתוביל ישירות לתוכן הפרזנטציה

סטוריטילינג* – שיווק באמצעות סיפור שמאחורי המותג שלך

הצגה עצמית

מומלץ לעשות זאת לאחר פסקת התחלת המצגת כך שהקהל ירצה לשמוע  מי אנחנו לאחר שריתקנו אותם בתחילתה.
מספר משפטים (שתורגלו בעל פה) המגובים בשקף רלוונטי.

מנהיגות

אין ספק שעלינו מונחת האחריות להובלת הפרזנטציה!
עלינו להיות ערניים למתרחש באולם ו/או בהצגה בזום. עלינו לנצח על כל התזמורת ביד רמה כך שנוכל  להוביל, להשפיע, להקנות חוויה ו/או להתניע תהליך של שינוי.
קשר עין, חיוך ופניה לקהל ירתקו את הקהל אלינו.

סיום הפרזנטציה

לקראת סיומה ולפני הסיכום, ניתן להשאיר זמן לשאלות ולאחר מכן לסכם את הנושא. מומלץ להניע את הקהל לפעולה, לעודד שליחת מייל עם שאלות, לעודד אותם לגשת אלינו, ו/או להוביל אותם לאתר להמשך בניית הקשר.

בשקופית האחרונה ניתן להשאיר מייל, טלפון  ו/ או כל דבר אחר שיאפשר לכם להיות נגישים לקהל.

לסיכום, הכנה ותרגול הם הבסיס להצלחה.
יחד עם זאת, נשאיר משהו ל"יד המקרה", לאימפרוביזציה, לספונטניות ולקסם שנוצר עם הקהל תוך כדי הפרזנטציה.
והכי חשוב הוא לא לשכוח ליהנות ולחייך!

מזמינה אתכם לקרוא את יתר המאמרים במגזין.
אני בטוחה שתמצאו בהם עקרונות מנחים ליצירת תדמית מרשימה ולהמשך בניית קריירה מפוארת.

במידה ויש לכם שאלות ו/או ברצונכם להזמין סדנה מוזמנים ליצור עימי קשר.